2. Voortgang projecten
Je hebt WBSO toegekend gekregen voor wat we in WBSO-termen "voorgenomen ontwikkeling" noemen. Je hebt plannen ingediend voor de ontwikkeling van producten, productieprocessen of programmatuur. Net als bij de toegekende uren moet je achteraf aan kunnen geven hoe de ontwikkeling uiteindelijk verlopen is.
Wat is verplicht?
Volgens de wet moet de aard, inhoud en voortgang op eenvoudige en duidelijke wijze af te leiden zijn uit de administratie. De projectadministratie moet binnen twee maanden na afloop van elk kalenderkwartaal zijn bijgewerkt.
Je zal bij een eventuele controle moeten laten zien welke ontwikkelwerkzaamheden wanneer uitgevoerd zijn en hoe dat tot uitdrukking komt in de voortgang van het hele project.
Een chronologisch voortgangsverslag blijkt vaak ook nuttig voor eigen inzichten.
Aansluiting bij je bestaande administratie
Ook bij de projectadministratie is het handig zoveel mogelijk aan te sluiten op je bestaande administratie. Als je bijvoorbeeld een programmatuurproject ingediend hebt, dan gebruik je waarschijnlijk versiebeheersystemen (SVN, Github) en/of issuetrackingsystemen (Jira). Zolang daaruit af te lezen is wat wanneer gebeurd is (en liefst ook door wie), ben je een heel eind.
Ook andere manieren om de projectvoortgang bij te houden kunnen al passend zijn. Houd er wel rekening mee dat dat het voor de WBSO gaat om de (programmeer-)technische uitdagingen in het project en de oplossing, die je daarvoor zoekt of gevonden heeft.
Voortgangsverslag
Het is in ieder geval slim om periodiek de voortgang te beschrijven in een kort stukje tekst. Waar is aan gewerkt in de afgelopen periode, welke problemen zijn jullie tegengekomen, welke oplossingen zijn gevonden of zullen nog geprobeerd worden?
Als je in dat verslag ook een link kan leggen naar de mensen, die het werk gedaan hebben en wanneer je de aangeschafte bedrijfsmiddelen ingezet hebt (als je op specificatie kosten en uitgaven in de aanvraag meegenomen hebt), dan is daar al een groot deel van het (eventuele) controlewerk afgedekt.
En de ervaring leert dat gestructureerde verslagen soms onvermoede inzichten geeft in het projectverloop en dan een extra voordeel is voor jezelf.
Extra informatie
Vaak is het verduidelijkend als je verschillende stukken bewaart. Denk bijvoorbeeld aan rapportages, verslagen, schetsen, tekeningen, foto's (bijvoorbeeld van prototypes), de prototypes zelf, meetverslagen, berekeningen, screenshots, stukken code, e-mails, besprekingsverslagen en dergelijke.
Zet een postbakje neer of richt een aparte map in voor de computer en bewaar daar de dingen in, die mogelijk interessant of illustratief kunnen zijn. Die zijn dan ook handig als je je voortgangsverslag schrijft.
Waar het bij een controle om draait
De controleur wil kunnen constateren dat in jouw onderneming het werk gedaan is, wat in de aanvraag beschreven staat en dat dat werk gedaan is in de periode, waarvoor de aanvraag gold en door personeel, dat bij jou op de loonlijst staat.
Wees je ervan bewust dat het vaak niet aan het resultaat (een prototype, een stuk software) te zien is wanneer de technische uitdagingen bij het maken daarvan speelden. Je moet die achtergrond wel kunnen laten zien, zodat de controleur kan vaststellen wanneer het ontwikkelwerk gedaan is.
Omgekeerd komen we vaak tegen dat een ondernemer op zijn website een product presenteert alsof het al in productie is, terwijl het ontwikkelwerk nog volop in gang is. Ook dat zal je toe moeten kunnen lichten.
Een controleur moet dus het verband kunnen zien tussen de aanvraag, wat je kan laten zien over de projectvoortgang en wat uit de urenadministratie blijkt.
