Controle door RVO.nl

Bedrijfsbezoek

Bij een bedrijfsbezoek komen één of meerdere adviseurs van RVO.nl bij u op bezoek om de WBSO-administratie van een bepaald kalenderjaar te controleren. Meestal gaat het dan om het laatste volledige kalenderjaar.

De wet eist dat uit je administratie eenvoudig en op duidelijke wijze af te lezen is wat er aan speur- en ontwikkelingswerk gedaan is, door wie en hoeveel tijd daarmee gemoeid was.

Als blijkt dat je administratie niet voldoet, dan kan de toekenning helemaal of gedeeltelijk teruggedraaid worden (je moet dan al verrekende bedragen terugbetalen) en je kan zelfs een (fikse) boete krijgen. Zorg dat je dat voorkomt!

Vectrix helpt je graag bij deze zaken. Advies over je administratie, scan of je administratie aan de eisen voldoet, voorbereiding op de controle, templates/modellen: wij kunnen je op verschillende manieren ondersteunen.

Let op: neem bij een controle altijd vooraf contact op met je Vectrix-adviseur!

Moet je meewerken?

Ja. Als je niet meewerkt mag RVO.nl aannemen dat je het aangevraagde speur- en ontwikkelingswerk niet verricht hebt. Dat betekent dat de subsidie teruggevorderd zal worden en er kan zelfs een (forse) boete opgelegd worden.

In principe mag de controleur niet meer vragen dan je WBSO-administratie, maar hij moet wel vast kunnen stellen dat de werkzaamheden ook werkelijk verricht zijn.

Waar moet je op letten?

Gecontroleerd worden de aard, de inhoud en de voortgang van het verrichte speur- en ontwikkelingswerk. De controleur moet snel en gemakkelijk kunnen zien wat er wanneer en door wie aan speur- en ontwikkelingswerk gedaan is en hoever jullie gekomen zijn met de ontwikkeling in het controlejaar.

Dan kijkt de controleur ook naar de uren. Worden er netjes iedere dag uren bijgehouden door de medewerkers? Wordt dat tijdig in een centrale administratie verwerkt? Is van iedereen die uren geschreven heeft ook ontwikkelwerk te zien in de projectadministratie? Zijn de geschreven uren reëel (niet bijvoorbeeld elke dag hetzelfde aantal uren)? Zijn er uren geschreven op verlof- of ziektedagen? Zijn er alleen uren geteld van medewerkers, die op de loonlijst staan?

De controleur controleert ook de juistheid van de mededeling: klopt het aantal uren uit de urenadministratie met het aantal uren dat doorgegeven is aan RVO.nl?

Als er twee jaar voor het controlejaar ook WBSO ontvangen is, dan is het uurloon gebaseerd op het gemiddelde uurloon van toen. Daarom wil de controleur in dat geval ook de gegevens van de urenadministratie van twee jaar eerder zien.

Deskcontrole

Bij een deskcontrole wordt je gevraagd bepaalde stukken (vaak urenstaten) van een bepaald jaar op te sturen. Een medewerker van RVO.nl kijkt dan de ingestuurde stukken na en kijkt of er onregelmatigheden in voorkomen. Zo kijken ze bijvoorbeeld of het geregistreerde aantal uren hetzelfde is als opgegeven bij de realisatiemededeling.

De uitkomsten van een deskcontrole kunnen leiden tot een bedrijfsbezoek, vooral als er onregelmatigheden aangetroffen zijn in de ingediende stukken.

Ook bij deskcontroles kan je onze hulp inroepen, maar meestal wordt verwacht dat je de gevraagde informatie snel opstuurt. Op zich is dat ook logisch, omdat ze vragen om stukken van een voorafgaand jaar, om stukken die je al hoog en breed klaar en afgerond hebt.

Vervolgbezoeken

Het kan zijn dat er zoveel aan te merken was op je administratie, dat RVO.nl een vervolgbezoek wil afleggen. Daarbij kan het ook om eerdere jaren gaan. De administratie van de WBSO hoor je zeven jaar te bewaren.

Je kan geen dingen meer veranderen van die eerdere jaren, maar je hebt nog wel even de gelegenheid om bewijsstukken bij elkaar te zoeken, zaken te ordenen, te zorgen dat dingen makkelijk te vinden en af te lezen zijn. Doe je uiterste best om je zo goed mogelijk te presenteren. Als je, mede door wat je bij de eerste controle aan terugkoppeling kreeg, weet dat je dingen echt fout gedaan hebt, biecht die dingen dan meteen op. Laat je goede wil zien en maak duidelijk dat je voortaan je uiterste best zal doen dergelijke fouten te voorkomen.

Controle door de Belastingdienst

Hoewel de WBSO een fiscale regeling is, is de uitvoering daarvan vrijwel geheel bij RVO.nl belegd. De Belastingdienst controleert alleen de aangiften voor de loonheffingen en zal in actie komen als je teveel of verkeerd de afdrachtvermindering hebt toegepast.