3. Financieel en administratief

Wat is verplicht

Vanzelfsprekend moet de afdrachtvermindering correct zijn toegepast. Niet te vroeg begonnen, niet teveel toegepast, volgens de regels verdeeld over de aangiftetijdvakken.

Mededeling van het aantal gerealiseerde uren is verplicht. Daar lees je verder op deze pagina meer over. Ook moeten de BSN's van de medewerkers, die in het jaar aan de WBSO gewerkt hebben, doorgegeven worden.

Aanvraag en beschikking

Een vast onderdeel van je WBSO-administratie is de aanvraag en de beschikking (toekenning). Wij hebben de aanvraag voor je verzorgd en je de aanvraag en de eventuele bijlage na de indiening gemaild. Als de beslissing op je aanvraag genomen is, dan sturen we je ook de beschikking en de zogenoemde S&O-verklaring. Die stuur jij weer door aan je salarisadministrateur, maar sla je ook op in je administratie, bij de aanvraag en de bijlage. Mocht er over de aanvraag met RVO.nl gecorrespondeerd zijn, moet je die correspondentie ook bij de aanvraag en toekenning te bewaren.

Je mag maximaal vier aanvragen in een jaar doen, die elkaar (deels) zullen overlappen. Alle aanvraagperiodes in een jaar eindigen op 31 december.

Let op dat per aanvraag alleen de uren en eventuele kosten en uitgaven in die aanvraag tellen, die in de betreffende aanvraagperiode gemaakt zijn. Heb je voor de periode januari tot en met december een toekenning voor 1.000 uur en voor de periode juli tot en met december nog eens 1.000 uur en heb je in het eerste halfaar 1.200 uur gemaakt en in het tweede 800, dan mag je maar 1.000 + 800 uur meedelen. Is het andersom, dan gaat het wel goed.

De stukken van de aanvragen bewaar je bij elkaar in de administratie van dat kalenderjaar.

Aangifte en afdrachtvermindering

Dit onderdeel is niet verplicht in je administratie, maar het is wel aan te raden om een stuk daarvan daarvoor in te richten. Uiteindelijk vraag je de WBSO natuurlijk aan om het financiële voordeel, dus dan is het ook logisch dat je dat bijhoudt.

De simpelste invulling is het bewaren van de maandelijkse aangiften. Daar staat op hoeveel S&O-afdrachtvermindering toegepast is, en daar gaat het om.

Op zich hoeft het niet veel moeite te kosten om even in een Excelsheet of iets dergelijks bij te houden wanneer de toekenning ontvangen is en bij welke aangifte welk deel van het toegekende bedrag meegenomen is. Misschien heeft je salarisadministrateur dat al, anders maakt u er zelf een - of vraagt ons om hulp!

Afdrachtvermindering: wanneer en hoeveel?

WBSO levert een korting (afdrachtvermindering) op de loonbelasting op. Of beter: de loonheffing, want naast op de loonbelasting pas je de korting ook toe op de premies volksverzekeringen. In een aangifteprogramma gebeurt dat automatisch.

Je mag de afdrachtvermindering pas toepassen, als de aanvraag toegekend is, als je een S&O-verklaring ontvangen hebt. De basisregel is dat je de afdrachtverminderirng mag toekennen vanaf het aangiftetijdvak waarin je de beschikking gekregen hebt. Wel mag je ieder tijdvak zo veel afdrachtvermindering toepassen als je wil, maar nooit meer dan wat je over dat tijdvak aan loonheffing verschuldigd bent.

Heb je aan het eind van het jaar nog niet alle afdrachtvermindering kunnen benutten, dan mag je een restant alsnog met een correctiebericht op één van de nog niet (volledig) benutte aangiftetijdvakken in de aanvraagperiode verrekenen of anders met een ander aangiftetijdvak in dat kalenderjaar.

Je kan natuurlijk ook je salarisadministrateur of adviseur van Vectrix vragen hoe het in jouw geval uitwerkt.

Mededelingen

In het eerste kwartaal na het jaar, waarin je WBSO gehad hebt, moet je doorgeven hoeveel uur er daadwerkelijk gemaakt zijn voor de WBSO-projecten. In de aanvraag staat de inschatting, nu gaat het om het resultaat. Vectrix helpt je graag bij het doen van de mededeling, wij beschikken ook over de nodige eHerkenningsmiddelen.

Heb je tenminste het aangevraagde aantal uren gerealiseerd, dan blijft het erbij. RVO.nl stelt dan vast dat het toegekende bedrag goed was. Je krijgt geen aanvulling als je meer uren gerealiseerd hebt. Het is wel verstandig om exact door te geven hoeveel uur je op de WBSO geboekt hebt, ook al is dat meer dan de toekenning. Worden er namelijk bij een eventuele controle uren afgekeurd, dan worden die van het doorgegeven aantal afgetrokken, waardoor je een 'buffer' hebt.

Heb je minder uren gerealiseerd, dan krijg je een correctie-S&O-verklaring. Daar staat het bedrag in wat je van de toekenning af moet trekken om op het uiteindelijke bedrag aan WBSO te komen. Heb je meer verminderd dan dat bedrag, dan zal je wat je teveel toegepast hebt terug moeten betalen. Heb je minder toegepast, dan kan het zijn dat je nog wat belasting met een correctiebericht terug kan halen.

Voor de aanvragen voor het volgende jaar moet je de BSN's doorgeven, van de mensen die de WBSO-uren in het voorgaande jaar gemaakt hebben. Omdat je toch al bezig bent met de urenadministratie is het handig om meteen al die BSN's te verzamelen en door te geven. Ook dat verzorgen we graag voor je.