Controle WBSO: reguliere, selecte en deskcontrole
WBSO wordt toegekend op basis van wat er in de aanvraag is aangegeven. RVO voert regelmatig controles uit bij aanvragers om vast te stellen of de WBSO terecht is toegekend.
De gevolgen van controles kunnen verstrekkend zijn: het komt voor dat aanvragers hun voordelen over meerdere jaren terug moeten betalen en zelfs nog boetes krijgen.
Neem bij een aangekondigde controle altijd contact met ons op, zodat wij je kunnen helpen.
Verschillende soorten controles
Er zijn verschillende soorten controles. De meest gebruikelijke is de reguliere controle. RVO noemt dat vaak ook een 'bedrijfsbezoek'. Dergelijke controles zijn er op gericht om te kijken of en in hoeverre de aanvrager zijn administratie op orde heeft, wat het speur- en ontwikkelingswerk inhield, of duidelijk is dat het werk in die periode door de opgegeven medewerkers gedaan is: is er terecht WBSO toegekend.
De controle geeft de controleur, die gewoonlijk ook aanvragen beoordeelt, ook de gelegenheid een kijkje te nemen bij zo'n bedrijf. Wat gebeurt daar, wat doen ze allemaal, wat maken ze nu eigenlijk?
Als je de zaken goed op orde hebt zal in meeste gevallen zo'n controle prettig verlopen en krijg je ook een beter gevoel bij waar ze op letten. Maar ja, het gaat niet altijd goed. In die gevallen kan het zijn dat er terugbetaald moet worden en er kunnen ook boetes volgen.
Masterclass
Laat de veelgebruikte R&D subsidie WBSO niet liggen
Hoe kom ik in aanmerking voor de innovatiebox?
Deskcontrole
Een andere vorm is de deskcontrole. In dat geval wordt je gevraagd om per mail informatie te sturen. Het gaat dan om schriftelijke onderdelen van je administratie, bijvoorbeeld de urenregistratie. Het heet deskcontrole omdat de medewerker van RVO aan zijn of haar eigen desk de controle uit kan voeren.
Er wordt dan gekeken naar bijzonderheden in de administratie. Zijn er medewerkers die extreem weinig, of juist extreem veel uren schrijven? Worden er uren geschreven op dagen waar je dat niet verwacht, ziektedagen, verlofdagen, feestdagen? Lijkt het er op dat de medewerkers - zoals het hoort - voor elke dag zelf de uren geregistreerd hebben of heeft iemand anders dat ingevuld? Komen de aantallen uren overeen met wat in de formele mededeling van gerealiseerde uren is aangeven?
Als het allemaal in orde lijkt, dan zal het in de regel daarbij blijven, maar als er twijfels zijn, dan kan er een vervolg komen: meer jaren worden dan bekeken of er volgt een bedrijfsbezoek.
Selecte controle
Naast de hiervoor genoemde reguliere controles bestaan er ook selecte controles. In dat geval heeft RVO ergens aanleiding in gezien om je bedrijf te bezoeken. Dat kan verschillende oorzaken hebben. Het kan bijvoorbeeld dat je (ook) een ontwikkelteam in het buitenland hebt, waardoor RVO zich afvraagt of het WBSO-werk wel hier of in het buitenland gebeurt. Het kan zijn dat ze de indruk hebben dat je niet de juiste informatie bij de aanvraag gegeven hebt en dat je bijvoorbeeld het product al ontwikkeld hebt. Het kan zijn dat er bij een eerdere reguliere controle of deskcontrole vragen gerezen zijn.
Bij een selecte controle wordt natuurlijk in ieder geval gekeken naar de zaken, die aanleiding waren voor de controle, maar verder wordt de controle net zo uitgevoerd als een reguliere controle.
Je weet van tevoren niet of de controle, die je krijgt, een reguliere of selecte controle is, dat zie je niet aan de aankondiging.
Neem bij controle contact met ons op
Neem altijd als er een controle aangekondigd is even contact met ons op. Afhankelijk van je eigen wensen kunnen we je adviseren over wat je moet kunnen laten zien en hoe en we kunnen bijvoorbeeld een proefcontrole bij je doen om te kijken of je administratie voldoet. Het kan zijn dat je het fijn vindt dat we bij de controle aanwezig zijn. In veel gevallen is deze dienstverlening bij onze overeenkomst inbegrepen. Mocht je (nog) geen klant bij ons zijn, neem ook dan contact op om te weten te komen wat we voor je kunnen betekenen.
